圣意既定，出使诸事即刻紧锣密鼓铺展开来。北境路途千里迢迢，又苦寒荒凉，加之此行身负议和救人、探查军情双重重任，半分疏漏便可能满盘皆输，是以苏圆圆不敢有丝毫懈怠，即刻着手统筹一应出行筹备事宜。
陛下特意下旨，令礼部、户部、兵部三部协同配合，加急筹备出使物资。三部领命，不敢耽搁，当日便各派主事官员齐聚御史台，与苏圆圆对接明细。
其中礼部特派从五品主事李随安随行左右，专司对接礼仪规制、议和文书、外交往来一应琐事。此人虽为女子，却深耕礼部二十余年，曾随使团出使过西域诸国，不仅熟稔邦交礼节中“三揖三让”的进退分寸，更对蛮族部落“以物易信”的习俗了如指掌。譬如知晓需备足二十柄镶嵌宝石的短刀作为初见赠礼，又清楚谈判时需将盟约文书誊写三份，一份用汉文，一份用蛮族文字，第三份则以朱砂混合羊血绘制图腾，方能显露出“天地共鉴”的诚意。这些细碎却关键的实务，恰好补足了苏圆圆在外交礼节上的短板。
筹备之初，千头万绪，繁杂至极。苏圆圆彻夜拟定物资清单，从信物到粮草，从御寒之物到急救药材，条分缕析，巨细靡遗。
首当其冲便是朝廷许诺漠南部族的议和信物。户部奉旨调拨的五万石粮草，苏圆圆亲自去京郊最大的官仓核验。她让人随机挑开十袋粮袋，指尖捻起谷粒，凑到鼻尖细嗅，确认无霉味、无沙土，又数出百粒谷米，只挑出三粒瘪谷，这才点头通过。为防途中被人调包，她命人将粮草分三十批转运至城外行营，每批粮车都派两名户部吏员与两名玄甲卫共同押送，入库时需四人同时签字画押，装车时更要在粮袋封口处加盖御史台与户部的双印骑缝章，连麻袋的针脚样式都做了统一规定，稍有偏差便需重新核验。
千匹上等云锦素布，苏圆圆特意让人按蛮族喜好的靛蓝、赭石二色挑选，每匹布的边缘都用银线绣上简化的云纹，既不失天朝体面，又避免因纹样繁复引发“僭越”争议。百套绸缎成衣则分男女款，男装做成长袍配皮靴，女装则在袖口、裙摆处预留出缝毛皮的余地，以便蛮族自行添置御寒。数十坛贡酒选用的是五年陈的女儿红，坛身裹着防潮的油纸，外罩藤编筐，筐底垫着三层棉絮，防止颠簸碎裂。成套鎏金器皿更是用锦盒分层收纳，盒内铺着天鹅绒，每件器皿的耳、足等易损处都裹着软布，再以细麻绳固定，确保车马颠簸时不会碰撞出半点声响。
北境风雪酷寒，远非京城冬日可比，一行人长途跋涉，御寒物资乃是重中之重。苏圆圆除了叮嘱工部赶制加厚羊毛战袍、狐裘披风，特意让人将披风的领口处加缝了一圈貉子毛，既能护住脖颈，又不妨碍骑马时转头；防冻棉靴的鞋底则钉了防滑的铜钉，鞋内垫着两层毡子，靴筒高达膝盖，靴口处缝有收紧的皮绳，可防雪水灌入。她甚至算到夜间露营的寒彻，让人准备了百张双层毡毯，每层都厚达半寸，又备下五十个铜制暖炉，炉身刻着通风的细孔，既能取暖又不会引发炭火窒息。就连车马的改造都亲力亲为：车厢内壁钉上厚木板，板间夹着芦花，外层再蒙一层防水油布；车轴处多缠了三层麻布，浸过桐油，减少摩擦时的震动；车轮则换上更宽的铁瓦轮，在雪地里不易陷辙。
随行药箱更是细致到极致。太医院按苏圆圆的要求，备下的药材不仅有寻常的防风御寒丸、活血止痛膏，更有专治冻伤的“冻疮酊”：需用当归、红花浸泡在烧酒中，再埋入雪堆三日后方可使用；针对蛮族地区可能出现的瘴气，特意带了二十包“避秽散”，用苍术、白芷等药材研磨而成，可点燃熏蒸帐篷。考虑到温老尚书的腿疾，苏圆圆让人定制了一个铜制的药熏炉，炉身小巧可提，能装入艾叶、生姜等药材，点燃后可隔着衣物热敷膝盖；又备下三十副“温经汤”的药材，按每日剂量分装成小包，写上服用时辰，交由老尚书的随从贴身保管。
军务随行物资亦十分讲究，兵部调配的兵刃中，除了玄甲卫惯用的长刀，苏圆圆特意加了十柄短匕，匕首柄内中空，可藏入密信；弓箭则选了射程远却不易崩弦的牛角弓，箭簇淬了麻药而非剧毒，既能制敌，又留有余地，避免激化与蛮族的矛盾。
孙浩对接的军粮司单独储备的干粮，是用面粉混合猪油、芝麻烤制的“硬面饽饽”，每个饽饽都用油纸包好，再装入密封的木盒，保质期可达一个月；净水则用陶瓮储存，瓮口用布塞紧，再涂一层蜡，防止途中污染。更妙的是，孙浩建议带十车“备用粮草”，实则车内暗藏沙盘、舆图、测风仪等物，方便沿途绘制北境地形与布防图。
整整十日，京城内外车马不绝，日夜忙碌。城门外的出使行营日日人声鼎沸：户部吏员蹲在粮堆旁核对数量，手指在算盘上打得噼啪作响；礼部工匠趴在案前誊写盟约，笔尖在丝绸上划过，留下墨色的痕迹；玄甲卫则在空地上演练阵型，刀光闪过，带起阵阵寒风。苏圆圆每日天未亮便赶赴行营，逐一核查：拿起一件棉袍掂量厚度，翻开粮袋查看封口，甚至会抽查随从是否熟记急救药材的用法。发现有个驿卒的棉靴鞋底铜钉松动，当即让人重钉；见贡品中的一坛酒坛身有裂痕，立刻命人换了新坛，连封口的泥封都要重新按古法调制。
人事编排上，亦是层层周密部署。温恒老尚书的暖车旁，常设两名熟悉北境方言的通事，随时准备记录蛮族的习俗禁忌；李随安的行囊里，除了文书，还藏着一本《漠南诸部志》，是苏圆圆托人从翰林院旧档中翻出的孤本，上面记载着各部落的亲缘关系与恩怨纠葛；孙浩则与玄甲卫的队长约定了暗号——途中若见到“三长两短”的炊烟，便意味着发现萧承策的异动，需立刻传递消息。